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Este abogado amante de la lectura y la historia fan\u00e1tico del orden, lo cual ha sido un elemento que tambi\u00e9n lo ha acompa\u00f1ado en su vida profesional, nos abre las puertas para contarnos su experiencia con el sistema que ha mejorado la gesti\u00f3n en la atenci\u00f3n de p\u00fablico en sus a\u00f1os como notario<\/p>\n
Casado y de profesi\u00f3n abogado esto \u00faltimo requisito previo y obligatorio para ser notario. Nacido en la Provincia de Llanquihue en la hermosa ciudad de Puerto Varas, pero los caminos de la vida le ten\u00edan preparado ir a realizar sus estudios superiores a Santiago donde jur\u00f3 ante la corte suprema el a\u00f1o 99. Luego de eso, ejerci\u00f3 durante 15 a\u00f1os la profesi\u00f3n hasta que lleg\u00f3 el momento y postul\u00f3 para ser notario, objetivo que se hab\u00eda planteado unos a\u00f1os atr\u00e1s.<\/p>\n
Fue as\u00ed como el a\u00f1o 2016 se concreta su objetivo y es nombrado notario de Punta Arenas, donde ejerci\u00f3 hasta mayo del 2019 cuando le toca trasladarse a Vi\u00f1a del Mar para asumir su segundo cargo como notario. Pero nada fue al azar, ya estando en Punta Arenas hab\u00eda ideado un plan para la modernizaci\u00f3n del sistema notarial, es ah\u00ed donde empieza su relaci\u00f3n con el sistema de gesti\u00f3n de filas de ZeroQ, que actualmente tiene implementando en Vi\u00f1a del Mar y sigue en Punta Arenas, ya que su colega interino en el cargo lo mantuvo.<\/p>\n
Este abogado amante de la lectura y la historia fan\u00e1tico del orden, lo cual ha sido un elemento que tambi\u00e9n lo ha acompa\u00f1ado en su vida profesional, nos abre las puertas para contarnos su experiencia con el sistema que ha mejorado la gesti\u00f3n en la atenci\u00f3n de p\u00fablico en sus a\u00f1os como notario, implementado por ZeroQ.<\/p>\n
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\u00bfPor qu\u00e9 nace la necesidad de contar con los servicios de ZeroQ en su notar\u00eda?<\/strong><\/p>\n Durante 3 a\u00f1os estuve postulando al cargo de notario, en ese periodo me propuse un plan de trabajo de como quer\u00eda desarrollar mi gesti\u00f3n de acuerdo a la experiencia vivida como abogado y usuario de diversas notar\u00edas durante 15 a\u00f1os. Este plan ten\u00eda como base 3 \u00e1reas: tecnol\u00f3gica, infraestructura y recurso humano con el cual funcionan las dos primeras. En materia tecnol\u00f3gica estuve atento a todos los desarrollos realizados hasta ese minuto respecto del servicio notarial y una de esas alternativas era ZeroQ que mejoraba considerablemente la gesti\u00f3n de filas y reemplazaba el sistema de \u201cpapelitos\u201dque despectivamente lo llam\u00e1bamos \u201cel carnicero\u201d<\/strong>. Llegu\u00e9 a ustedes gracias al comentario de un postulante a notario que hoy es titular de Puerto Montt quien ten\u00eda una muy buena experiencia con ZeroQ, por lo tanto, me sugiri\u00f3 tomar contacto con el \u00e1rea comercial para implementar el sistema apenas asumiera el cargo en Punta Arenas. En cuanto fui notificado como notario, lo primero que hice fue instalar el gestor inteligente de filas, esto tambi\u00e9n signific\u00f3 un desaf\u00edo para ZeroQ, porque logr\u00e9 que tuvieran cobertura en la regi\u00f3n m\u00e1s austral de Chile. Gracias a la colaboraci\u00f3n, logramos su instalaci\u00f3n siendo pionero en la ciudad de Punta Arenas con este sistema que optimizaba la gesti\u00f3n de atenci\u00f3n de p\u00fablico. Obviamente al ver esta mejora, otras empresas de la regi\u00f3n se animaron a contratar tambi\u00e9n el servicio.<\/p>\n \u200d<\/p>\n \u00bfC\u00f3mo ven\u00eda trabajando el sistema de atenci\u00f3n de p\u00fablico en la notar\u00eda antes de la llegada de ZeroQ?<\/strong><\/p>\n Nosotros funcion\u00e1bamos a trav\u00e9s del sistema antiguo, es decir, llegaba un cliente sacaba el papelito y esperaba su atenci\u00f3n, m\u00e9todo que ya est\u00e1 obsoleto pero que hasta hoy algunas notar\u00edas siguen utilizando sin saber el real beneficio que puede llegar a ser ZeroQ para mejorar la gesti\u00f3n de atenci\u00f3n de p\u00fablico.<\/p>\n <\/p>\n \u00bfCu\u00e1les han sido las principales ventajas comparativas que ha quedado de manifiesto con el sistema implementado por ZeroQ?<\/strong><\/p>\n La principal ventaja que entrega este sistema es la medici\u00f3n, por una parte, del tiempo de espera de un cliente y del tiempo de atenci\u00f3n a trav\u00e9s de la informaci\u00f3n que se puede obtener desde el administrador, lo cual me permite una estimaci\u00f3n del tiempo real de atenci\u00f3n de manera integral con la suma de estas dos variables, visualizando cuanto est\u00e1n demorando los usuarios en hacer un tr\u00e1mite. Ha sido una herramienta poderosa para nuestra gesti\u00f3n porque con ello pude hacer difusi\u00f3n entre los clientes al momento de ofrecer nuestros servicios, a quienes les comentaba con propiedad que en nuestra notar\u00eda 15 minutos demoraba un tr\u00e1mite, eso se traduc\u00eda en 7 minutos de espera promedio y 8 minutos de realizaci\u00f3n. Esta informaci\u00f3n destroza o elimina la idea muy marcada que tiene la gente que va a la notar\u00eda y vive la demora en la atenci\u00f3n.<\/p>\n Y otra experiencia es la que viv\u00ed en Vi\u00f1a del Mar, el primer turno que asum\u00ed fue un s\u00e1bado donde atendimos a 163 personas de 9:30am a 12:30am, eso es una cantidad de personas muy concentrada en un espacio de tiempo limitado. Entonces ese primer turno me sirvi\u00f3 de manera significativa porque est\u00e1bamos con pruebas aun del sistema que reci\u00e9n hab\u00edamos implementado y la espera ese d\u00eda fue de 2 a 3 horas, lo que sin duda fue un desastre. Pero todo eso fue un incentivo para tomar medidas y analizar que se pod\u00eda hacer respecto a la semana siguiente para mejorar los tiempos de atenci\u00f3n. Afortunadamente reaccion\u00e9, vimos cuales fueron los errores que se presentaron, lo conversamos con el equipo y bajamos el tiempo de espera a media hora, que no es un delta \u00f3ptimo para mi gesti\u00f3n, pero nuevamente la plataforma de administraci\u00f3n fue crucial para tomar decisiones y bajar de manera considerable el tiempo de espera con la misma cantidad de funcionarios. Entonces estas son dos ventajas comparativas, la informaci\u00f3n del tiempo de espera y el an\u00e1lisis al saber cu\u00e1ndo funciona correctamente la atenci\u00f3n, instrumentos de gesti\u00f3n potentes que hacen la diferencia, porque cuando funcionamos bien tengo la informaci\u00f3n correcta del porque y cuando funcionamos mal tengo la informaci\u00f3n para tomar medidas al respecto. <\/p>\n \u200d<\/p>\n \u00bfDesde la experiencia de los clientes, que ha podido rescatar en el tiempo con la implementaci\u00f3n de nuestro sistema de gesti\u00f3n de filas?<\/strong><\/p>\n En Vi\u00f1a del Mar a\u00fan no hemos tenido tanto intercambio con nuestros clientes porque reci\u00e9n vamos a cumplir medio a\u00f1o en operaciones. La notar\u00eda era peque\u00f1a de espacio limitado y en t\u00e9rminos de funcionamiento bastante atrasado respecto al uso de la tecnolog\u00eda, eso me llevo a hacer una inversi\u00f3n considerable y mejorar muchos procesos. Entonces a\u00fan no he visualizado que la comunidad haya advertido que existe este servicio que mejora los tiempos de atenci\u00f3n. Pero en Punta Arenas si se not\u00f3 el cambio y los clientes pudieron probar que realmente era cierto que los tr\u00e1mites se realizaban en menor tiempo. El comentario era muy positivo en la comunidad en general, las personas comenzaron a ir a la notar\u00eda porque sab\u00edan que demoraban poco para un tr\u00e1mite en particular.<\/p>\n Pero ojo, hay un tema muy importante, entendemos que como equipo de trabajo no sacamos nada que un cliente espere 5 minutos para su atenci\u00f3n, si el personal tarda media hora en atender. Por eso es importante analizar y complementar la informaci\u00f3n que arroja el sistema con la gesti\u00f3n notarial para conseguir atenci\u00f3n de forma expedita.<\/p>\n \u200d<\/p>\n \u00bfCu\u00e1l es su percepci\u00f3n sobre c\u00f3mo se ver\u00e1 afectado el funcionamiento de empresas de servicios y la atenci\u00f3n de p\u00fablico despu\u00e9s que pase la pandemia del COVID19?<\/strong><\/p>\n Mucho antes de la pandemia se estaba afrontando una situaci\u00f3n, donde se estimulaba a las personas que usaran m\u00e1s la tecnolog\u00eda para diversos tr\u00e1mites, en cierta forma que todo fuera v\u00eda remota, evitando la presencia f\u00edsica en tales o cuales tr\u00e1mites. Pero la tecnolog\u00eda a mi parecer no es un fin en s\u00ed mismo, si no un apoyo, un camino para las diversas gestiones que puedan hacer los seres humanos. Nunca se va a acabar lo presencial respecto de ciertos actos, pero sin duda se va a potenciar al m\u00e1ximo lo no presencial a trav\u00e9s de distintas plataformas y servicios en l\u00ednea. En el corto plazo cuando volvamos a la nueva normalidad necesariamente vamos a tener que acudir a realizar distintos tr\u00e1mites y las empresas van a necesitar mayor espacio para evitar las aglomeraciones. Y lo principal, de tiempos m\u00e1s cortos en la atenci\u00f3n, es decir, tendr\u00e1n que buscar soluciones para que las personas permanezcan menos tiempos en los distintos servicios donde realizar\u00e1n tr\u00e1mites. Todo esto incluso influye en la arquitectura y la disposici\u00f3n de los espacios, se ven\u00edan construyendo espacios muy reducidos, eso va a tener que cambiar para algunos servicios. <\/p>\n Puedo decir que afortunadamente visualic\u00e9 eso antes de la pandemia porque siempre he considerado que el espacio permite una mejor atenci\u00f3n. Tanto en Punta Arenas como en Vi\u00f1a del Mar me puse como meta maximizar los espacios para asumir una cierta demanda de clientes.<\/p>\n En consecuencia, hay temas que no se van a resolver v\u00eda remota y tendr\u00e1n que ser necesariamente presencial y ah\u00ed est\u00e1 el desaf\u00edo, porque eso implica un tema que va relacionado con la confianza, en ciertos actos y el notario ejerce una funci\u00f3n que tiene que ver con la fe p\u00fablica.<\/p>\n \u200d<\/p>\n \u00bfCu\u00e1l ser\u00eda su recomendaci\u00f3n o mejora que podr\u00eda en el futuro tener el sistema de gesti\u00f3n de filas de ZeroQ?<\/strong><\/p>\n Dos cosas voy a contar, algunos comentarios que me hacen conocidos respecto a la atenci\u00f3n, cuando ven harta gente me dicen \u201cte est\u00e1 yendo bien\u201d<\/strong> y cuando ven poca gente en la sucursal me dicen, \u201cque pasa que no entra nadie\u201d<\/strong> \u2026. Bueno yo siempre he dicho, que haya m\u00e1s o menos personas en la notar\u00eda no significa que haya id\u00e9ntica o proporcional fuente de ingreso respecto del p\u00fablico que asiste, pero hay un tema de todas las empresas que tienen incorporado servicio de atenci\u00f3n de p\u00fablico o que generan alg\u00fan ingreso con esto, mientras m\u00e1s gente hay esperando, menos ingresos se van a obtener y, por el contrario, mientras m\u00e1s r\u00e1pido es la atenci\u00f3n, m\u00e1s personas atiendes lo que genera m\u00e1s entrada de dinero. Por eso, establecer cantidad de tiempo en una espera es vital porque tambi\u00e9n va mejorando el sistema de flujo de caja. <\/p>\n Y respecto de las mejoras al sistema, mire hay un aspecto que no ha podido entrar en el ADN de los usuarios, por lo menos aqu\u00ed en la Quinta Regi\u00f3n a\u00fan, que es el uso del ticket virtual o la reserva de hora, aqu\u00ed a\u00fan existe la costumbre de llegar a la notar\u00eda y sacar su n\u00famero de atenci\u00f3n. Y uno tambi\u00e9n lo vive, me paso cuando tuve que hacer un tr\u00e1mite en una concesionaria de autopistas, llegue y estaban atendiendo el n\u00famero 50, obtuve el 113, entonces me ilumine, entre a ZeroQ y saque un ticket virtual. Me fui a tomar un jugo y en esa tranquilidad iba revisando en l\u00ednea el tiempo para mi turno, cuando faltaban 2 n\u00fameros, me acerqu\u00e9 a la sucursal. <\/p>\n Que quiero decir con esto, es fundamental que las mismas empresas difundan con sus clientes respecto del uso del ticket virtual y la reserva de hora, son reales beneficios para la gesti\u00f3n eficiente en t\u00e9rminos de atenci\u00f3n de p\u00fablico y esa gesti\u00f3n eficiente, depende solamente de nosotros.<\/p>\n <\/p>\n \u200d<\/p>\n \u200d<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Este abogado amante de la lectura y la historia fan\u00e1tico del orden, lo cual ha sido un elemento que tambi\u00e9n lo ha acompa\u00f1ado en su vida profesional, nos abre las puertas para contarnos su experiencia con el sistema que ha mejorado la gesti\u00f3n en la atenci\u00f3n de p\u00fablico en sus a\u00f1os como notario Casado y […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":10755,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-10107","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-uncategorized"],"yoast_head":"\n